

		Home

Kennisbronnen

Voorzitter

De voorzitter van een vergadering

	Vergaderen
Inhoud: Soort vergadering Informatie geven Informatie uitwisselen Mening vormen Ideeën ontwikkelen Beslissen Activiteiten plannen Agendavergadering Vergadergroep Gewoonten en procedures Uitnodiging Opening Besluitvorming Notulen Afsluiting Voorzitter Deelnemer Notulist

	Rollen
Op deze pagina behandelen we de vergaderrol 'voorzitter'. In de cursus over het model van Belbin behandelen we de teamrol 'voorzitter'.

Als voorzitter heb je de volgende taken:

organiseren van vergaderingen;
zorgen dat de vergadergroep gemotiveerd en doelgericht is,
structureren van het overleg;
bewaken van processen en procedures (regelgeving);
bewaken van de uitvoering van taken van de groep;
vertegenwoordigen van de groep, juridisch en sociaal. (In reglementen noemt men dat de vertegenwoordiging van het orgaan in en buiten rechte)

In dit hoofdstuk bespreken we de taken

voor de vergadering
tijdens de vergadering
na de vergadering

Voor de vergadering

De voorzitter moet, net als overigens elke deelnemer goed zijn voorbereid. Hij moet zich oriënteren op de positie en de taken van de vergadergroep en op zijn eigen positie en taken.

Oriëntatie op de vergadergroep

Als je voorzitter bent, wordt van je verwacht dat je kennis hebt van de organisatie en de functie van de vergadergroep daarin. Om je voorzitterschap effectief te kunnen vervullen moet je bovendien de deelnemers goed kennen. Maak dus een grondige analyse van de vergadergroep in de institutionele context (de organisatie).

Oriëntatie op het voorzitterschap

Als voorzitter moet je nauwkeurig weten wat je positie is. Beantwoord daarom de volgende vragen:

Ben je een interne voorzitter (uit de organisatie) of een externe (van buiten)?
Mag je in de groep meedenken en meebeslissen?
Ben je gekozen door de groep zelf of door bestuur/directie?
Vloeit de voorzitterstaak voort uit je functie?
Wat zijn de richtlijnen die je moet volgen?
Wat voor soort leider wil je zijn?
Wat voor soort leider heeft de groep nodig?

Uitnodiging, agenda en stukken

De voorzitter zorgt (in samenwerking met de secretaris) ervoor dat de uitnodiging, de agenda en de stukken worden vervaardigd en dat die op tijd bij de deelnemers zijn.

Vergaderruimte en faciliteiten

Er moet een vergaderruimte beschikbaar zijn. Als je een ruimte ergens reserveert voor je groep, moet je er zeker van zijn dat deze geschikt is voor een vergadering.

Aandachtpunt	Eisenpakket	Opmerkingen
Ligging	centraal gelegen,	bereikbaar voor alle deelnemers
Gebouw	representatief voor de organisatie goede centrale voorzieningen	parkeergelegenheid receptie, garderobe, toiletgroep, rookplek (voor de pauze), catering (indien nodig), telefoon, kopieermachine, wifi (internet)
Vergaderruimte	groot genoeg voor het aantal deelnemers goede akoestiek (geen galm) representatief frisse uitstraling	goed onderhouden, schoon, verzorgd
Inrichting	geschikte stoelen en tafels goede verlichting passende sfeer	royale zitplaats comfortabel voldoende schrijfruimte
Opstelling	cirkel, vierkant cabaret theater	afhankelijk van soort vergadering en groepsgrootte De voorzitter moet alle deelnemers in de ogen kunnen kijken.
Faciliteiten	kannen water en glazen/bekers koffie, thee, frisdrank enz. katheder flipover met bladen en stiften en/of whiteboard met stiften overheadprojector of beamer met projectiescherm	Maak hierover duidelijke afspraken met de beheerder. regel dit soort zaken bijtijds.

Aandachtpunt

Eisenpakket

Opmerkingen

Ligging

centraal gelegen,

bereikbaar voor alle deelnemers

Gebouw

representatief voor de organisatie goede centrale voorzieningen

parkeergelegenheid receptie, garderobe, toiletgroep, rookplek (voor de pauze), catering (indien nodig), telefoon, kopieermachine, wifi (internet)

Vergaderruimte

groot genoeg voor het aantal deelnemers goede akoestiek (geen galm) representatief frisse uitstraling

goed onderhouden, schoon, verzorgd

Inrichting

geschikte stoelen en tafels goede verlichting passende sfeer

royale zitplaats comfortabel voldoende schrijfruimte

Opstelling

cirkel, vierkant cabaret theater

afhankelijk van soort vergadering en groepsgrootte De voorzitter moet alle deelnemers in de ogen kunnen kijken.

Faciliteiten

kannen water en glazen/bekers koffie, thee, frisdrank enz. katheder flipover met bladen en stiften en/of whiteboard met stiften overheadprojector of beamer met projectiescherm

Maak hierover duidelijke afspraken met de beheerder. regel dit soort zaken bijtijds.

Voorbereiding op inhoud en structuur

Een goede voorzitter heeft voor elk agendapunt bedacht, hoe hij of zij de zaak gaat aanpakken. Aandachtspunten zijn daarbij:

Wie leidt het onderwerp in? (voorzitter, deskundige, "agendapunteigenaar")
Hoe open je de bespreking bij dit agendapunt?
Wat verwacht je dat men gaat zeggen?
Hoe kun je de te verwachten tegenstellingen overbruggen?
Hoe zorg je ervoor, dat iedereen meedenkt?
Hoe bereik je, dat iedereen meepraat, dat iedereen zijn standpunt geeft?
Hoe doorbreek je vergadersleur en ellenlange uitweidingen over stokpaardjes?
Welke procedures ga je toepassen?
Wat staat daarover in het reglement?

Afstemming met de secretaris/notulist

Als voorzitter moet je goed samenwerken met degene die het verslag maakt. Aandachtspunten bij het maken van afspraken:

Inhoud van uitnodiging,
samenstelling agenda,
bijlagen: stukken,
verzending,
soort vergaderverslag, eisenpakket,
eindcontrole van verslag vóór verspreiding,
bijdrage van de voorzitter aan het werk van de notulist tijdens de vergadering,
bijdrage van de notulist aan het werk van de voorzitter tijdens de vergadering.

Voorzitterstaken tijdens de vergadering

De opening

De opening eist een bijzondere inzet van de voorzitter. Tijdens de opening wordt de toon gezet voor de sfeer van de hele bijeenkomst.

De inleiding van een onderwerp

Een nieuw onderwerp begin je met een inleiding, waarin je de antwoorden op de volgende vragen verwerkt:

Wat is de aanleiding voor de plaatsing van dit onderwerp op de agenda?
Wat houdt dit onderwerp in? (historie, kenmerken, uitleg)
Wat is het doel van het overleg?
Wat wordt verwacht van de vergadering?
Hoe pakken we dat aan?

Vervolgens stel je het onderwerp aan de orde met behulp van een vraag:

Hoe denken jullie over dit voorstel?
Wat moeten we gaan doen?
Hoe zullen we dat aanpakken?
Wie gaan we kiezen?
Welk alternatief heeft jullie voorkeur en waarom?

Gespreksregulering

Aandachtspunten om elke gespreksronde goed te laten verlopen

Geef iedereen het woord, maak een rondje.
Begin een rondje steeds bij een andere deelnemer.
Vat elke vergaderbijdrage kort samen, parafraseer.
Stel vragen om de achtergronden van standpunten helder te krijgen.
Geef een samenvattend overzicht als iedereen een bijdrage heeft geleverd.
Leg de nadruk op overeenkomsten tussen standpunten.
Kies als voorzitter geen partij.
Grijp alleen in als oneigenlijke argumenten worden gebruikt of op de man wordt gespeeld.
Breng het vergaderdoel in beeld: Waarom bespreken we deze kwestie? Wat willen we ermee bereiken?

Samenvattingen

Samenvattingen zijn belangrijk. Het zijn markeringspunten waarmee richting gegeven wordt. Ze dragen daardoor bij aan de gespreksvoortgang. En daarnaast zijn ze een hulpmiddel bij de gespreksregulering. Er zijn verschillende methoden om samen te vatten.

We geven van elke methode een voorbeeld:

aanduiden: "De ervaring van Piet."
parafraseren: "Het verliezen van een klant door Piet."
kort samenvatten: "Piet heeft een klant verloren door niet op tijd contact met hem op te nemen."
uitgebreid samenvatten: (het hele verhaal, maar zonder details)
concluderend samenvatten: "Op tijd contact opnemen met een klant is dus belangrijk om hem te behouden."

Formulering van een voorstel

Beoordeel elke bijdrage van deelnemers op het voorstelkarakter. Wat wil hij/zij bereiken? Wat is zijn/haar voorstel? Vat dat voorstel samen.

Begin een voorstel bij voorkeur met woorden als:

Ik stel voor dat ...
Renate stelt dus voor om ...
Het voorstel luidt als volgt ...

Werk van breed naar smal. Zoek eerst naar overeenkomsten, naar een gemeenschappelijk uitgangspunt. Probeer dan steeds concreter te worden, het plan verder in te vullen. Formuleer het eindvoorstel SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Afsluiting

De afsluiting moet positief zijn. De groep moet immers door. Bij de afsluiting moeten bepaalde onderwerpen aan de orde komen.

Na de vergadering

Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor de in- en externe communicatie. Het vergaderverslag is daarbij een belangrijk hulpmiddel.

Het verslag van de vergadering

Taken van de voorzitter i.v.m. het verslag zijn:

controle op de inhoud van het verslag (volledig, juist, correct);
controle op de verzending aan de deelnemers;
controle op verzending aan betrokken in- en externe relaties van de groep (incl. opdrachtgever;
controle op archivering.

Informatie aan derden

Namens de groep informeert de voorzitter ook anderen. Hij/zij is verantwoordelijk voor

aanvullende informatie aan opdrachtgever (voortgang, knelpunten e.d.);
informatie aan media (indien van toepassing, persbericht bijvoorbeeld);
informatie aan belangstellenden.

Afspraken

De voorzitter draagt er zorg voor dat de in de vergadering gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Dit betreft onder meer afspraken over:

de agenda van de volgende vergadering (voorbereiding)
de uitvoering van taken door deelnemers (controle)
de uitvoering van taken door derden (opdrachtverstrekking, controle)

Evaluatie

Ook heb je als voorzitter de taak de vergadering te evalueren. Op grond van deze evaluatie doe je voorstellen om de kwaliteit van het werk van de vergadergroep te verbeteren.

In een evaluatie besteed je aandacht aan:

het vergadergedrag van de deelnemers;
het werk van de voorzitter;
het werk van de notulist;
de inzet van de deelnemers;
de voortgang in het werken naar een resultaat;
de uitvoering van activiteiten door deelnemers;
de faciliteiten van de vergadergroep;
de omgevingsfactoren enz.

Zie ook

Leerzame websites over het voorzitten van een vergadering.

Volgende pagina: de deelnemer

Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/voorzitter.html