 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Vergaderen |
| Inhoud: Soort vergadering Gewoonten en procedures Notulist | |
Voor degene die het verslag maakt, zijn verschillende benamingen: notulist, notulant, griffier, secretaris. Dat hangt samen met gewoonten en reglementen. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de taken van de notulist m.b.t. het vergaderverslag:
Bovendien zijn modellen beschikbaar voor het vergaderverslag, de presentielijst en de lijst van ingekomen stukken.
Voorzitter en notulist moeten duidelijke afspraken gemaakt hebben over:
Daarnaast moeten ook duidelijke afspraken gemaakt worden over de verdere taakverdeling met betrekking tot:
Er zijn verschillende manieren om een vergaderverslag vorm te geven. De vormkeuze wordt beïnvloed door afspraken, reglementering en vooral de behoeften van de vergadergroep. We geven een overzicht van de mogelijkheden met een korte beschrijving. De meest voorkomende vorm is de beknopte notulen, ook wel gewoon het verslag genoemd.
| Soort verslag | Inhoud en vorm |
|---|---|
| Actielijst | De gemaakte afspraken komen op de actielijst.
Soms is dit de enige vorm van verslaglegging voor de vergadergroep. Meestal
is dit een bijlage bij de notulen. Op de actielijst staan voor elke afspraak
de volgende gegevens:
|
| Besluitenlijst | De genomen besluiten komen per vergadering op een genummerde lijst. Meestal is deze besluitenlijst een bijlage bij de notulen. |
| Beknopte notulen of verslag | In de beknopte notulen, of het verslag, worden alleen de hoofdzaken weergegeven. Er worden zelden namen en persoonlijke standpunten genoemd. Het gaat om wat er globaal is besproken, wat de belangrijkste standpunten waren, welke argumenten daarvoor zijn aangevoerd en wat daarover is besloten. Dit is de meest gebruikte vorm. |
| Notulen (indirecte rede) | In de notulen komen vrijwel alle vergaderbijdragen aan bod. Er wordt per persoonlijke bijdrage samengevat welk standpunt is verwoord en wat de argumenten waren. Voorbeeld: De heer Jansen is van mening dat... |
| Notulen (directe rede, citaatvorm) | Notulen kunnen ook in de vorm van een reeks citaten worden gepresenteerd. In dat geval is een selectie gemaakt. Alleen deelnemersbijdragen die van belang zijn, worden opgenomen. Meestal heeft een deelnemer het niet precies zo gezegd. Voorbeeld|: De heer Jansen: "Ik ben van mening dat..." |
| Handelingen | De handelingen geven een vrijwel woordelijk verslag van alles wat er is gezegd. De notulist draagt er wel voor dat de tekst grammaticaal correct is gemaakt: haperingen zijn weggewerkt, onvolledige zinnen zijn aangevuld en fouten in zinsbouw en woordkeus zijn gecorrigeerd. |
| Transcriptie | In een enkel geval maakt men gebruik van een transcriptie. In dit verslag staat precies alles op papier zoals het gezegd is. Alleen de namen van de sprekers zijn ingevoegd, soms ook met een opmerking over handelingen. Voorbeeld: De heer Jansen (staat op):" Ikke, ik denk dat, ik vind dat uh, niet goed zo, want uh... |
Veel organisaties werken met een verslagmodel. Zie het Model vergaderverslag waarin ook de besluiten en actiepunten zijn opgenomen.
Net als de voorzitter en de deelnemers moet de notulist weten wat dit voor een vergadergroep is, wat de opdracht is, welke regels van toepassing zijn enz.
De notulist moet natuurlijk de namen van de deelnemers kennen om ze in het verslag te kunnen opnemen. Naamkaarten zijn een handig hulpmiddel.
Als je als notulist lid bent van de vergadergroep moet je in staat zijn om mee te praten en tegelijkertijd je verslag te maken. Dat valt niet mee. Men rekent erop dat je objectief bent en je eigen standpunten net zo behandelt als die van de andere deelnemers.
Wanneer je als notulist deelneemt aan het overleg is een inhoudelijke voorbereiding vereist. Als dit niet het geval is, moet in ieder geval een oriëntatie op de vergaderonderwerpen plaatsvinden.
Zeker als er een spreekinstallatie aanwezig is, kan de notulist eenvoudig opnameapparatuur aansluiten. Dat is erg handig wanneer een woordelijk of vrijwel woordelijk verslag wordt verwacht. Niet iedereen beheerst immers steno of kan met stenoapparatuur overweg. Wanneer geen spreekinstallatie aanwezig is, wordt het moeilijk. Een microfoon midden op de vergadertafel neemt behalve stemgeluid ook allerlei storende geluiden op.
Het beste hulpmiddel voor een notulist is een voorzitter die regelmatig samenvat en voorstellen helder verwoordt!
Vertrouw niet teveel op je geheugen. Een notulist heeft het meest aan aantekeningen. Daarbij is een verdeling in drie kolommen erg handig.
Als informatie, een standpunt, een argument, een voorstel of een besluit niet helemaal helder is, kun je als notulist het best maar even verheldering vragen. Als iemand iets een tweede keer moet formuleren, doet hij of zij dat bovendien een stuk beknopter en duidelijker. Zekerheid voor alles!
Als notulist moet je zorgen dat het verslag snel en correct wordt uitgewerkt, dat het wordt gecontroleerd op fouten en dat het wordt verzonden aan iedereen die op je verzendlijst staat.
Een verslag bevat in ieder geval de volgende informatie:
Aandachtspunten bij de uitwerking:
Zeker wanneer een eenmalige externe notulist het verslag maakt, heeft de voorzitter een extra controletaak. Ergernis en vergadertijd kunnen worden beperkt als voor de verzending het verslag is gecontroleerd en gecorrigeerd.
Probeer als het kan binnen enkele uren of dagen na de vergadering het verslag bij de deelnemers te hebben. Wacht niet tot vlak voor de volgende vergadering. Dan heeft men er vrijwel niets meer aan.
Houd je aan je opdracht: zorg dat het verslag dus ook wordt verzonden aan bijvoorbeeld belanghebbenden en/of op de website wordt geplaatst.
Leerzame websites over notuleren.
Verder naar de hoofdpagina van de cursus Vergaderen.
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/notulist.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
