 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Gerelateerde Cursussen |
Vergaderen | |
Mensen komen bij elkaar. Ze overleggen met elkaar. En dat doen ze omdat ze een taak hebben. Een dergelijke bijeenkomst noemen we een vergadering. Er wordt heel wat afvergaderd in Nederland. Ook jij ontkomt daar niet aan. Als je aan een vergadering deelneemt, moet je zorgen dat je goed bent voorbereid. Je moet weten wat de taak is van de vergadergroep. Je moet over de vaardigheden beschikken om een bijdrage te leveren aan de uitvoering van die taak.
In deze online cursus krijg je inzicht in wat er allemaal bij een vergadering komt kijken. Een goede vergaderaar word je echter vooral in de praktijk. Evalueer steeds je vergadergedrag en vraag je af hoe je dat kunt verbeteren.
Voor elk vergaderdoel is er een geschikte manier van werken. Eerst geven we een overzicht van mogelijke vergaderdoelen met daarbij voorbeelden. Daarna schetsen we per vergaderdoel de aanpak (de werkwijze, het vergadermodel).
Vergaderen doe je om iets te bereiken. Voor elk vergaderdoel is er een geschikte manier van werken. Eerst geven we een overzicht van mogelijke vergaderdoelen met daarbij voorbeelden. Daarna schetsen we per vergaderdoel de aanpak (de werkwijze, het vergadermodel).
Elk van de volgende vergadermodellen kan toegepast worden op een hele vergadering. In de praktijk tracht men echter in een vergadering meerdere doelen na elkaar te bereiken. Het model wordt dan toegepast op een deel van de bijeenkomst.
Personeel informeren, pers informeren, voorlichting geven, informatieavond houden, presentatie geven
Ervaringen uitwisselen, standpunten uitwisselen, werkoverleg, voortgang van het werk bespreken, knelpunten inventariseren, hoorzitting houden, trainen
Discussiëren, argumenteren,evalueren, aanbod vergelijken, analyseren
Brainstormen, problemen oplossen, producten bedenken, middelen bedenken, iets nieuws creëren
Gezamenlijk standpunt innemen, keus maken, voorstel aannemen of verwerpen, adviseren, onderhandelingsresultaat bereiken
Ideeën uitwerken, werk structureren, afspraken maken, taken verdelen
Deze modellen zijn gevisualiseerd in een presentatie (PDF).
Voorbeelden:algemene vergadering, bestuursvergadering, afdelingsoverleg, stafbespreking enz.
In een agendavergadering komen vrijwel al de hierboven beschreven vergadermodellen aan bod. Welke modellen van toepassing zijn, hangt af van het agendapunt.
Bij agendapunt 3 wordt bijvoorbeeld een oordeel gevraagd over een werkwijze (meningsvorming). Punt 4 moet een idee opleveren voor een nieuw product (ideeën ontwikkelen). Bij punt 5 is het de bedoeling is om informatie uit de groep te krijgen over de stand van zaken van een bepaald project (informatie uitwisselen). En bij punt 6 vraagt men een beslissing over een uitbesteding (besluit nemen).
Als de organisatie van een jubileumfeest op de agenda staat, wordt het nog ingewikkelder. Men vergadert dan over kwesties als:
Als lid van een vergadergroep moet je je van een aantal zaken bewust zijn. Je zit niet zomaar in zo'n club. Men verwacht iets van je, op grond van je functie bijvoorbeeld of van je capaciteiten.
De groep heeft een doel, een opdracht. Ze moet verantwoording afleggen. Aan wie? De groep moet zich houden aan regelgeving, heeft bepaalde bevoegdheden. En wat doen die andere deelnemers eigenlijk in die groep?
Het is dus belangrijk om je te oriënteren op de volgende aspecten van de vergadergroep:
We onderscheiden de volgende rollen:
Vergaderen heeft een lange traditie. Informele vergaderingen zijn geleidelijk aan allerlei gewoontes en procedures gekomen die erg nuttig zijn. De afspraken daarover zijn vaak vastgelegd in regelgeving. Men vergadert bijvoorbeeld volgens de regels uit statuten, een huishoudelijk reglement of een reglement van orde. Veel termen uit die regelgeving worden ook in minder formele vergaderingen gebruikt.
Ingekomen post (Word)
Een eenvoudig formulier waarop de ingekomen stukken voor de vergadering kunnen worden aangegeven.
Presentielijst (Word)
Een voorbeeld van een presentielijst.
Verslag (Word)
Een formulier voor het maken van beknopte notulen, ofwel een vergaderverslag.
Schema's vergadermodellen (PDF)
De sheets van een presentatie, waarin de besproken vergadermodellen schematisch worden weergegeven.
Auteur: Joost Scheifes in opdracht van Leren.nl.
Drs. J.W.C.M. Scheifes (1945-2021) studeerde na een onderwijzersopleiding en Nederlands MO-A en -B, taal- en communicatiekunde aan de Rijksuniversiteit Utrecht. Hij werkte een aantal jaren in het onderwijs en leverde bijdragen aan diverse leergangen moedertaalonderwijs. Joost Scheifes was directeur van Scheifes BV te Rijen, adviesbureau voor communicatie. Het bureau deed communicatieonderzoek, gaf adviezen en trainingen, verzorgde gastcolleges en ontwikkelde teksten.
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
