

		Home

Kennisbronnen

Planningscyclus

Planningscyclus

	Plannen & Organiseren
Inhoud: Voorbereiding Planningscyclus Prioriteiten stellen Taken bepalen Tijd schatten Plan van aanpak Uitvoering Benodigdheden Regie Afsluiting

Ter voorbereiding op je project kun je het beste de structuur van de planningscyclus volgen. Deze structuur ligt vast en we raden je aan om alle stappen altijd na te lopen. Soms zal je leidinggevende of opdrachtgever al een aantal stappen hebben gezet. Dan is het goed om dat vast te stellen en je dat te realiseren.

De planningscyclus biedt een houvast tijdens het plannen van projecten. Zoals je ziet, vindt de eigenlijke uitvoering van het project pas plaats als zesde stap. Alles wat je daarvoor doet, heeft te maken met de voorbereiding op je project.

De voorbereidende stappen in de planningscyclus zijn:

Analyseer de huidige situatie → Waar sta je?
Bepaal de doelen → Waar wil je naar toe?
Verken de uitvoeringsmogelijkheden → Hoe ga je dat doen?
Maak een gedetailleerd plan → Hoe voer je de gekozen werkwijze uit?
Evalueer het plan → Ga je het plan echt uitvoeren?

Stap 1: Analyseer de huidige situatie

Onderzoek je huidige positie en ga na wat je kunt doen om deze positie te verbeteren. Waarschijnlijk kom je tot een heel verlanglijstje van veranderingen of een uitgebreid toekomstplan waarvoor meerdere activiteiten relevant zijn. Het is belangrijk dat je precies de kansen van je plannen onderzoekt.

Een aantal technieken kan je helpen de verschillende plannen an sich te bekijken:

Maak een SWOT-analyse: een inventarisatie en weging van de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen van een product in een markt.
Voer een risicoanalyse uit. Wik en weeg de risico's met een van de technieken voor meningsvorming.

Het kan natuurlijk zo zijn dat je van hogerhand al een concrete opdracht hebt gekregen. Ook dan is het zinvol om in deze fase met een globale SWOT- en risicoanalyse de opdracht te bekijken. Misschien brengt het je op ideeën of krijg je meteen zicht op risico's waar je bij de planning rekening mee kunt houden.

Wat ook voorkomt is dat je sterk onder druk wordt gezet om iets te veranderen. Wat precies is aan jou, als je maar reageert op die economische ontwikkeling, die nieuwe technologieën of die interne reorganisatie. Let er in deze gevallen op - bij opgelegde veranderingen - dat je reageert op de oorzaak van de verandering en niet op de symptomen ervan. Een techniek die je hierbij kan helpen is het in kaart brengen van alle krachtvelden (of: invloedssferen).

Stap 2: Bepaal de doelen

Heb je een realistische analyse van de kansen van de verandering? Dan is de volgende stap te besluiten wat precies het doel van je plan is. Het doel formuleer je het beste in één simpele, enkelvoudige zin. Hierdoor weet je zeker dat het doel helder en scherp in je hoofd zit.

Doelstellingen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Om succesvol leiding te geven moet je zoveel mogelijk SMART doelen stellen.

Vind je het moeilijk om te bepalen wat het doel van je plan is? Stel jezelf dan de volgende vragen:

Wat wil ik dat de toekomst brengt?
Welk voordeel wil ik mijn klanten geven?
Welke tegenprestatie zoek ik?
Welke standaarden streef ik na?
In welke waarden geloof ik en in welke gelooft mijn organisatie?

Het definiëren van de doelstelling scherpt meteen de focus van je plan. Zodoende voorkom je dat je tijd gaat verdoen met onbelangrijke uitstapjes en zijonderwerpen. Voor grote plannen of projecten kun je deze doelstelling uitwerken en vastleggen in een 'vision statement' of een 'mission statement'. Maar bij kleine projecten volstaat een formulering die je straks kunt opnemen in het plan van aanpak.

Stap 3: Verken de uitvoeringsmogelijkheden

Je weet nu waar je staat en waar je naartoe wilt. De volgende stap is uitzoeken hoe je dat gaat doen. Verzamel hiervoor zoveel mogelijk ideeën en mogelijkheden.

Het is verleidelijk het eerste idee dat in je opkomt meteen aan te grijpen, maar kijk eerst wat er boven komt borrelen als je langer nadenkt. Zo kom je vast op minder voor de hand liggende mogelijkheden, verrassender en efficiëntere oplossingen. Wees creatief. Ook als de werkwijze al vastligt, is het toch zinvol om de uitvoeringsmogelijkheden te verkennen. Het geeft je inzicht in de problematiek van je plan en wie weet kun je je leidinggevende overtuigen van een andere, betere werkwijze.

Uitvoerders erbij betrekken

Alleen heel kleine projecten voer je in je eentje uit. Meestal heb je voor de uitvoering ook anderen nodig. Wil je straks op hun medewerking kunnen rekenen, dan is het slim om hen bij de planvorming te betrekken. Vraag je samenwerkingspartners op de man af: 'Hoe zou jij dat straks aanpakken als X het doel is dat we moeten bereiken?' Leg hen ook de uitvoeringsmogelijkheden die jij bedacht hebt voor. Hoe denken ze over de haalbaarheid? Als ze op dit moment enthousiast zijn en hun bijdrage aan je project voor zich zien, dan kun je daar in de volgende fase op teruggrijpen. Invloed motiveert!

Zet alle mogelijkheden op een rijtje en kies de beste werkwijze. Het is meestal niet haalbaar om elke mogelijkheid uitgebreid te onderzoeken. Dat is jammer, anders kon je elke variant met kostenplaatje, gedetailleerde planning en risicoanalyse naast elkaar leggen. Om toch een weloverwogen keuze te maken kun je gebruik maken van twee technieken:

Maak een scoringsmatrix.
Maak een decision tree.

Stap 4: Maak een gedetailleerd plan

De meest ingrijpende en tijdrovende stap tijdens de voorbereiding is het uitwerken van de gekozen werkwijze in een gedetailleerde planning. Met deze stap zul je altijd te maken hebben. Ook al heeft je leidinggevende alle voorgaande stappen gezet, dan is het toch aan jou om nu het werk te plannen en organiseren.

Je begint met prioriteiten stellen. Je bepaalt welk project of welke activiteit het belangrijkst is.

Vervolgens werk je de meest efficiënte en effectieve manier uit om de doelen die je formuleerde te halen. Je werk analyseren en faseren en het precies inschatten van de tijd die je voor elke activiteit nodig hebt, zijn daarbij onmisbare vaardigheden. Deze stap resulteert in een plan van aanpak of actieplan met activiteitenlijst. Hierin staat wie wat gaat doen, wanneer, hoe, waarom en wat het kost.

Stap 5: Evalueer het plan

Zoals je in de planningscyclus ziet, staat er bij de evaluatie van het plan ook een pijl terug naar boven. Als het hele plan uitgewerkt is, moet je nog een keer stil staan bij de relevantie. Is het de moeite waard om het plan echt uit te voeren? Dit kan frustrerend zijn. Je hebt al zo hard gewerkt aan de voorbereidingen en je staat bij wijze van spreke al met één been in de uitvoeringsfase. Toch moet je deze pas op de plaats nog maken.

Probeer objectief naar je plan van aanpak te kijken. Goede technieken om hierbij te gebruiken:

PMI; met deze methode kun je voors en tegens tegen elkaar afwegen.
Kosten-baten analyse; de waarden van de voordelen tel je bij elkaar op en daar trek je de waarden van de nadelen vanaf.
Krachtvelden in kaart brengen; Allerlei krachten werk mee of tegen het plan dat je wilt uitvoeren. Met deze techniek breng je die krachten in kaart. Door vast in te spelen op de negatieve krachten en de positieve krachten te versterken, kun je de succesfactoren van je plan vergroten.
De zes denkhoeden van Edward de Bono; dit is een goede techniek om een plan samen echt van alle kanten te bekijken.

Durf je conclusies te trekken! Als een plan niet lucratief is, ga terug naar een eerdere stap in de planningcyclus of verlaat het plan helemaal. Bij rood licht is het beter dat je daar nu achterkomt, dan als je al van alles geïnvesteerd hebt of halverwege wordt teruggefloten.

Sta je nog helemaal achter het plan? Dan op naar de volgende fase: de uitvoering. (Of stap 6 uit de planningscyclus: Plan implementeren.) De eerste stap van die fase is: de benodigdheden verwerven. Je uitgewerkte plan van aanpak wijst je de weg...

Volgende pagina: Prioriteiten stellen

Bron: www.leren.nl/cursus/management/plannen-organiseren/planningscyclus.html