 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Gerelateerde Cursussen |
Besluiten nemen | |
Een manager moet doortastend kunnen optreden. Hij moet knopen durven doorhakken en besluitvaardig zijn. Maar, hoe kom je tot juiste besluiten? Wanneer is een keuze weloverwogen, of brengt het je juist in nog grotere problemen? In deze cursus leer je wat er allemaal komt kijken bij het besluitvormingsproces.
We zeggen dat een besluit een bewuste keuze is. Bewust omdat je de beslissing neemt op basis van overwegingen, overleg of grondige beschouwing. Er gaat altijd iets aan vooraf; meestal een gedachtegang, maar het kan ook een gevoel of je intuïtie zijn. Sommige zaken kun je het beste gevoelsmatig besluiten.
Je vraagt je partner ten huwelijk. Stel je voor dat je als antwoord krijgt: "Ik wil er even over nadenken, eerst alle plussen, minnen en implicaties onder elkaar zetten."
Veel belangrijke besluiten neem je in je leven heel snel, heel gevoelsmatig en intuïtief. Wie heeft er niet een keer binnen vijf minuten een besluit genomen over een woonruimte, een vakantiebestemming, een nieuwe auto, een huwelijksaanzoek...? Ook als manager kan het soms goed zijn gevoelsmatig besluiten te nemen.
Het is niet altijd goed om diep en lang na te denken voor je een besluit neemt. Je gaat toch twijfelen of je ziet wéér een andere mogelijkheid. Of wat als de techniek die je gebruikt je elke keer een andere kant uitstuurt?
Rationeel nadenken voordat je een besluit neemt, kan soms zelfs een negatieve uitwerking hebben. In het boek 'Strangers to Ourselves' (in vertaling 'Vreemden voor onszelf' verschenen bij uitgeverij Contact) beschrijft psycholoog Tim Wilson een onderzoek waarbij mensen een poster mogen kiezen van een schilderij dat ze mooi vinden. Wat blijkt? De mensen die moeten beredeneren waarom ze een bepaald kunstwerk mooi vinden, zijn een paar weken later minder tevreden met de poster dan de mensen die zonder erover na te denken een poster mochten kiezen. Zij kozen op gevoel en vertrouwden op hun intuïtie.
Onderzoeker Ap Dijksterhuis, hoogleraar sociale psychologie aan de Universiteit van Amsterdam, doet onderzoek naar 'onbewust nadenken'. Kennelijk kies je onbewust, maar de kwaliteit van je keuze verbetert als je even gelegenheid hebt om je op iets anders te focussen. Dus 'er een nachtje over slapen' zonder dat je in de weer gaat met beslissingstechnieken of -instrumenten is dan een goed idee.
'Er een nachtje over slapen' is een manier om je onbewuste ruimte te geven. Er zijn ook andere manieren om in contact te komen met je intuïtie.
Een commandant van de brandweer Amsterdam vertelt wat 'besluiten nemen' inhoudt als je bij de brandweer werkt:
"Ik neem alle besluiten binnen een fractie van een seconde. En altijd staat er veel op het spel. Het gaat letterlijk over leven en dood. Je zou willen dat je eerst uitgebreid kon vergaderen over wat de allerbeste keuze op dat moment is. Maar daar is natuurlijk helemaal geen tijd voor. Zo snel zulke belangrijke besluiten nemen, kan alleen als je veel ervaring hebt. Omdat er steeds minder vaak brand is, is het voor ons heel belangrijk om veel oefeningen te doen. Dat is de manier om ervaring op te bouwen. Doordat je in al die situaties bent geweest, kun je heel snel een - voor dat moment - juist besluit nemen."
Eerst moet je uitzoeken wat er precies speelt waardoor een besluit nodig is. Zoek uit welk vraagstuk aan de orde is, waar het vandaan komt en welke aspecten ermee verbonden zijn.
Het is verleidelijk om bij een probleem direct over mogelijke oplossingen na te denken. Maar denk altijd eerst goed na over het probleem op zich. Wat is er echt aan de hand? Pas als je dat weet, kun je nadenken over een oplossing en daar een beslissing over nemen.
Tips die je helpen nadenken over problemen:
Verder lezen: Probleemanalyse: wat is het echte probleem?
Welke manier je kiest zal meestal afhangen van het vraagstuk dat voor je ligt. Het doel is steeds te komen tot besluiten die goed en efficiënt zijn. Dat zijn besluiten die de betrokkenen begrijpen en het liefst ook door hen gedragen worden. Kom je niet tot een besluit? Dan levert deze fase je in ieder geval onderbouwde argumenten op waarmee je de onderhandeling aan kunt gaan.
Scoringsmatrix (ook wel beoordelingsmatrix genoemd)
Gebruik deze techniek als je moet kiezen tussen meerdere opties terwijl er allerlei factoren meespelen waar je rekening mee moet houden.
Zes denkhoeden van Edward de Bono
Dit is een goede techniek om te gebruiken als je samen tot een besluit moet komen. Door de denkhoeden te gebruiken kun je het probleem of besluit echt van alle kanten bekijken. Elke hoed staat voor een bepaalde denkstijl die een deelnemer in de discussie hanteert.
PMI (plus, min en implicaties)
Dit is een bekende methode om de voors en tegens van een besluit tegen elkaar af te wegen.
Deze techniek kun je goed inzetten in complexe situaties en als nog niet duidelijk is waar de sleutel tot het probleem ligt. De Pareto-analyse gaat ervan uit dat 80 % van de problemen wordt veroorzaakt door slechts 20 % van de situatie. Definieer die 20 % en ga daarmee aan de slag.
Gebruik deze techniek als er van alles mogelijk is en jij moet kiezen wat de prioriteit heeft, of als je moet kiezen tussen meerdere - op het eerste oog gelijkwaardige - opties.
Met deze techniek krijg je zicht op de gevolgen van je besluit en zie je waar de risico's liggen en welke alternatieven je hebt.
Allerlei krachten (of: invloedsgebieden) werken mee of tegen het besluit dat je wilt doorvoeren. Met deze techniek breng je die krachten in kaart. Door vast in te spelen op de negatieve krachten en de positieve krachten te versterken, kun je de succeskansen van je besluit vergroten.
Het besluit is genomen. Nu is het zaak dat je volledig achter je beslissing blijft staan. Ga niet twijfelen en laat het besluit ook niet verwateren. Maar kom ik actie! Dat betekent dat je een stappenplan opstelt, je besluit SMART vastlegt en alles in gang zet wat nodig is om je besluit uit te voeren.
Ben je ervan bewust hoe het besluit is genomen. Dit heeft invloed op de draagkracht en de uitvoering van het besluit. Dus vraag je af hoe de knoop uiteindelijk wordt doorgehakt. Kijk ook eens naar vijf theoretische modellen over besluitvorming die we behandelen. Welk model is op jouw afdeling van toepassing?
Is niet iedereen het eens met je besluit? Zoek dan uit welke problemen de partijen met de verschillende voorstellen hebben. Als de meningsverschillen te overbruggen zijn, probeer dan tot een oplossing te komen. Daarbij kun je goed gebruik maken van de argumenten die je hebt verzameld toen je je mening vormde.
Mogelijkheden:
En let op! Geen besluit is ook een besluit. Kennelijk kies je ervoor de bestaande situatie te handhaven.
Als niet duidelijk is of iets wel of niet aangenomen is, wordt wel gesproken van een plop-besluit. Bijvoorbeeld: tijdens een discussie doet iemand een voorstel en niemand reageert. Gaat het nu wel gebeuren of niet?
De formele kant van besluiten nemen wordt ook behandeld in de cursus vergadertechnieken.
Het ideale model voor besluitvorming is het rationele model. Van te voren stel je criteria vast waaraan het besluit of de oplossing moet voldoen. Daarna genereer je zoveel mogelijk opties of mogelijke oplossingen en deze toets je allemaal aan de vastgestelde criteria. Heel formeel en zakelijk brengt deze methode je bij de beste optie. De oplossing die op de criteria het beste scoort is het beste besluit.
Zo zouden goede besluiten volgens de theorie genomen moeten worden. Je doorloopt steeds dezelfde fasen: vaststellen wat het probleem is, mogelijke oplossingen bedenken, deze evalueren, besluit nemen en terugkoppelen. In de praktijk komt deze aanpak in pure vorm niet zo vaak voor. We besluiten lang niet zo rationeel als we vaak willen geloven.
Andere modellen die gevolgd worden, zijn:
Volgens het 'bounded rationality model' bekijk je niet álle mogelijkheden, maar beoordeel je een beperkt aantal alternatieven aan de hand van een beperkt aantal criteria. Je kiest niet per sé de beste oplossing, maar de oplossing die 'satisficing' is: een combinatie van 'satisfying' (bevredigend) en 'sufficing' (voldoende).
Heb je te maken met besluitvorming volgens het politieke model, dan spelen er allerlei krachten en belangen mee. Het besluit dat wordt genomen is niet per se het beste besluit. Het is wel het besluit:
Het 'garbage can model' is lastig om in een paar woorden uit te leggen. Waar het om gaat is dat de keuze voor een oplossing min of meer aan het toeval wordt overgelaten. Het model biedt dus veel ruimte voor creativiteit en mogelijkheden, maar de besluitvorming is ook extreem onvoorspelbaar. Het model vertoont verwantschap met de chaostheorie: binnen een organisatie gaan problemen, oplossingen, betrokkenen en alternatieven min of meer toevallig een verbinding met elkaar aan. Zo kan er wel al een oplossing voorhanden zijn, maar het probleem dat erbij hoort wordt pas later gevonden.
Het bureaucratische model tenslotte geeft aan dat er allerlei mensen bij de besluitvorming betrokken zijn die zich houden aan vooraf afgesproken regels en procedures. Deze kunnen uiteraard verschillen per organisatie.
Goede informatieve websites over besluiten nemen.
Efficiente beslissingen nemen, David F. Folino
Gericht op managers, biedt
veel tips van insiders en informatie van succesvolle managers en theorie over
soorten beslissingen, het werkelijke probleem herkennen, alternatieven zoeken,
je intuïtie en analytisch
vermogen gebruiken en hoe je beslissingen evalueert met financiële hulpmiddelen.
Handboek managementvaardigheden, Robert E. Quinn e.a.
Een klein deel (pag.
91-102) gaat over participerende besluitvorming. Hoe gebruik je dat? Welke
strategieën kun je toepassen in groepen en tijdens
vergaderingen?
Verantwoord kiezen, John S. Hammond e.a.
Hoe verbeter je de kwaliteit van je
keuzes? Zowel zakelijke als persoonlijke. De auteurs bieden een methodiek die
je stap voor stap kunt volgen.
Effectieve besluitvoering, J. Edward Russo en Paul H.
Schoemaker
Besluitvorming als onmisbare managementvaardigheid. Het
boek laat zien hoe je je kritisch denkvermogen vergroot en hoe je valkuilen
bij besluitvorming kunt herkennen en vermijden. Vol adviezen, praktijkvoorbeelden,
stapsgewijze analyses en casestudies.
Auteur: Suzanne van Stratum in opdracht van Leren.nl.
Bron: www.leren.nl/cursus/management/besluiten-nemen/
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
