Met deze online cursus leer je hoe je een goede sollicitatiebrief schrijft.
Je leert hoe je de brief opzet en wat je erin moet vertellen. Je krijgt tientallen
tips en 4 complete voorbeeldbrieven. Het doel: een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.
Voorbereiding
Analyseer de advertentie en het bedrijf
Een sollicitatiebrief schrijven begint met lezen en nadenken. Ga eens rustig
zitten en bekijk de vacature goed. Lees haar een aantal keer door en analyseer
de
tekst.
1. Vorm je een beeld van de baan.
Waarom ben jij geschikt? Voldoe je aan de
functie-eisen? Wat maakt jou interessant voor deze werkgever? Wat
is jouw toegevoegde waarde? Kruip
in de huid van degene die jouw brief leest.
Wie selecteert er? Is dat
het afdelingshoofd of iemand van personeelszaken? Een afdelingshoofd
heeft vaak vakkennis, terwijl iemand van personeelszaken
niets begrijpt van het jargon.
Ga je in een team werken of moet je
zelfstandig aan de slag? Pas je sollicitatiebrief daarop
aan.
2. Misschien voldoe je niet aan alle functie-eisen. Bedenk hoe je
dat kan compenseren.
3. Vorm je een beeld van de werkgever. Hoe presenteert
het bedrijf zich in de advertentie? Als ze een website hebben, moet
je zeker even kijken. Ook kun
je jaarverslagen opvragen of krantenknipsels zoeken. Let op de volgende
dingen:
Hoe
groot is het bedrijf? Zijn er meerdere vestigingen?
Is het een bedrijf
dat net begint of bestaat het al lang?
Is de organisatie commercieel, semi-overheid,
of overheid?
Een goede analyse van de functie en het bedrijf helpt om een betere
(meer gerichte) brief te schrijven en is een goede voorbereiding op een eventueel sollicitatiegesprek.
Sollicitanten die laten blijken zich verdiept te hebben in het bedrijf, krijgen
vaak een streepje voor!
Bedenk wie je bent en wat je kunt
Je hebt nu een beeld van het bedrijf en de
vacature. Blijf nog even zitten en bedenk:
Wat zijn je sterke eigenschappen?
Wat weet je? (opleiding, werkervaring, etc.)
Wat kun je? (vaardigheden en
capaciteiten)
Wat motiveert je? Wat maakt jou enthousiast? Wat is jouw passie?
Een goed beeld van wie je bent, wat je kunt en wat je leuk vindt, is essentieel.
Denk daar goed over na. Het is handig voor je sollicitatiebrief, maar zorgt
er ook voor dat je tijdens een sollicitatiegesprek niet
overvallen wordt als ze jou vragen naar je goede eigenschappen. Verdiep je in je eigen Persoonlijkheid.
Win telefonisch informatie in
In een advertentie staat vaak een contactpersoon vermeld bij wie je telefonisch
meer informatie kunt inwinnen over de functie. Doen! Zo kom je meer te weten
over de functie en het bedrijf. Zelfs als je vindt dat je al genoeg weet: toch
bellen. De persoon die je spreekt is vaak ook degene die de brieven selecteert.
Het gesprek kan ervoor zorgen dat jouw naam blijft hangen. Zo vergroot je
de kans dat hij jouw brief uit de stapel pikt. Ook zijn er
bedrijven die bijhouden wie heeft geïnformeerd naar de functie en dat
later aantekenen op de sollicitatiebrief van die persoon. Tenslotte kun je
in je brief verwijzen naar het gesprek.
Let
op de volgende punten:
Bedenk vooraf een aantal relevante vragen en schrijf
ze op. Deze vragen moeten gericht zijn, geen open vragen. Het gaat hierbij
om informatie die nog
niet in de advertentie stond.
Zorg dat je de juiste contactpersoon te spreken
krijgt en niet iemand anders.
Noem duidelijk je naam en vertel (kort) waarom
je belt en wie jij bent.
Schrijf de naam, inclusief voorletters, van de contactpersoon
op.
Wees zakelijk en geïnteresseerd.
Zorg dat je meer dan één
vraag hebt, maar val iemand ook niet lastig met een gesprek van een half
uur.
Vertel iets over jouw pluspunten als er gelegenheid voor is. Forceer
dit niet.
Luisteren, luisteren en nog eens luisteren. Schrijf alles op.
Bedank de
contactpersoon voor het gesprek en vertel wanneer hij jouw sollicitatiebrief
krijgt. Dat is bij voorkeur binnen twee dagen.
Verwijs in je sollicitatiebrief naar het gesprek en
de contactpersoon.
Bij een open sollicitatie reageer je niet op een advertentie,
maar stuur je 'spontaan' een sollicitatiebrief. Daarbij zijn er enkele extra aandachtspunten.
Vermeld je eigen naam en adres in de sollicitatiebrief. Je mag je voornaam
voluit schrijven maar ook voorletters gebruiken. Als je een academische
titel hebt, kun je
die melden. Doe dat met kleine letters en vergeet bij een afkorting de
punt niet.
Vermeld de naam van het bedrijf waar je solliciteert, de afdeling en
dan pas de naam van de persoon aan wie je je brief richt. Zorg ervoor dat
zowel voorletters als achternaam goed gespeld zijn! Heeft de geadresseerde
een titel,
vermeld die dan.
Er is maar één juiste manier om dit te schrijven:
Rotterdam, 29 juni 2003 (geen punt of komma). Voluit dus.
Betreft of onderwerp
Neem dit altijd op in je sollicitatiebrief. Vermeld vervolgens de
vacature waar je op solliciteert en eventueel een vacaturenummer. Na 'betreft'
komt een dubbele punt en een kleine letter.
Voorbeeld:
betreft: vacature administrateur
De aanhef
Het zijn maar een paar woorden, maar er kan veel mis gaan.
Valkuilen:
Weledelgestrenge, edelachtbare, hooggeëerde, enzovoort. Vroeger
was dit belangrijk, nu niet meer. Alleen in zeer officiële brieven gebruik
je titulatuur. Zorg er dan wel voor dat je de juiste gebruikt. Informeer
bij het bedrijf.
Titels als dr., drs. en ir. gebruik je niet in de aanhef.
Afkortingen, voorletters en voornamen komen in een aanhef niet voor. Dus
voluit meneer of mevrouw en dan de achternaam.
Weet je het geslacht niet? Bel dan. Lukt het echt niet?
Schrijf dan 'Geachte
heer, mevrouw'.
Uit den boze zijn: mejuffrouw (ouderwets) en l.s. (ouderwets
en ongeïnteresseerd).
Wel doen:
Zorg dat je een naam hebt. Alleen 'Geachte heer' is onpersoonlijk.
Een
naam met een tussenvoegsel (van, van der, in 't) krijgt in de aanhef
een hoofdletter ('De Zwart'). Bij dubbele tussenvoegsels krijgt alleen
de eerste een hoofdletter ('Van der Meulen').
Een aanhef eindigt met een komma.
Wat krijg je dan: 'Geachte mevrouw Van der Meulen,'
Richt je je brief aan meerdere personen? Noem dan gewoon
de naam van de groep. Bijvoorbeeld 'Geacht bestuur', 'Geachte
raad', etc.
In
de tweede alinea leg je uit waarom je solliciteert: waarom je juist die functie
ambieert of waarom je zo graag bij dat bedrijf wilt werken.
Afronding van de sollicitatiebrief
Slotzin
De officiële slotzin van de sollicitatiebrief is bij voorkeur een variant
waarbij je verwijst naar een eventueel gesprek. Bijvoorbeeld: 'Graag
licht ik mijn brief nader toe in een gesprek.' Ook kun je een verwijzing
maken naar je cv: 'Voor een volledig overzicht
van mijn ervaring en opleiding, verwijs ik u graag naar mijn bijgevoegde cv.'
Bij een open
sollicitatie pak je het iets anders aan. Bijvoorbeeld: 'Mocht
er in uw bedrijf binnenkort een vacature zijn die past bij mijn ervaring en
opleiding, dan houd ik mij aanbevolen. Ik ben vanzelfsprekend bereid mijn brief
nader toe te lichten in een gesprek.'
Afsluiting
De meest gebruikte afsluiting is het neutrale 'hoogachtend'. Sommige
mensen ervaren 'hoogachtend' echter als ouderwets. Als je persoonlijk contact
hebt gehad met degene aan wie je de brief schrijft, of als je solliciteert
bij
een informeel bedrijf, dan kun je ook afsluiten met: 'met vriendelijke groet'.
Onder de afsluiting komen wat witregels en dan typ je je naam.
Je kunt voorletters gebruiken maar het is tegenwoordig ook geen punt om je
voornaam voluit te schrijven. In de vrije ruimte van de witregels zet je je
handtekening.
Bijlagen
De vermelding 'Bijlage' komt helemaal onderaan de sollicitatiebrief.
Vermeld hier welke bijlage je meestuurt, zoals je curriculum vitae. Over het
algemeen
stuur je verder niets mee als dat niet gevraagd wordt. Alleen als er een duidelijk
toegevoegde waarde is, maak je daar een uitzondering op. Bijvoorbeeld als je
een artikel of scriptie hebt geschreven waarin je jouw visie geeft op het werkveld.
Een goede sollicitatiebrief hoeft niet per se origineel te zijn,
maar vervalt
ook niet in algemeenheden en clichés. De zin 'Ik ben een teamspeler'
is afgezaagd en nietszeggend. Probeer een beetje origineel te zijn; zo springt
jouw brief eruit. Maar kijk uit. Smaken verschillen. Draaf niet door in een
poging zo origineel mogelijk te zijn en maak zeker geen grapjes. Wat jij
grappig vindt, vindt een ander misschien flauw of misplaatst. Als je het
moeilijk vindt om een originele brief te schrijven, forceer dan niets maar
probeer algemeenheden wel te vermijden.
Solliciteren is jezelf verkopen. Je wilt uitgenodigd worden
voor een gesprek! Benadruk dus je goede eigenschappen, maar overdrijf niet.
Liegen is uit den boze.
Spel- en tikfouten zijn verboden. Zet de spellingscontrole
aan, maar controleer zelf ook op fouten. Laat
iemand anders de sollicitatiebrief lezen. Als je
ergens lang mee bezig bent geweest, zie je de fouten soms niet meer. Wat
dan misschien helpt: lees de brief eens van achter naar voren.
Pas je taal aan op het
soort bedrijf waar je naar schrijft. Voor een commercieel bedrijf waar veel
jongeren werken, gebruik je geen ambtelijke taal. Kijk
uit met vakjargon. Het kan zijn dat iemand van personeelszaken jouw brief
leest
en het jargon niet begrijpt.
Kijk uit dat niet alle zinnen beginnen met 'ik'.
Wissel eens af. Dus in plaats van 'Ik heb veel ervaring met...' schrijf
je 'Ook heb ik veel ervaring met...'.
Maak je sollicitatiebrief leesbaarder door de zinslengte
af te wisselen en gebruik zoveel mogelijk actieve werkwoorden. Als je actieve
werkwoorden gebruikt, maak je een tekst levendiger. Een voorbeeld: 'De slager
snijdt het vlees.' Wat je niet (of zo min mogelijk) moet doen, is dit: 'Het
vlees wordt gesneden door de slager.' Dit is de lijdende vorm. Het maakt
een tekst minder direct en minder 'actief'.
Zorg dat er
vaart zit in je brief. Dat betekent dat je sollicitatiebrief lekker
loopt en makkelijk leest. Als je rekening hebt gehouden met bovenstaande tips,
dan is dat nu geen
probleem meer. Een goede manier om dat te controleren, is om je brief hardop
voor te lezen. Als je een tekst uitspreekt, merk je direct welke zinnen er
niet lopen.
Een
sollicitatiebrief moet er netjes, verzorgd en overzichtelijk uitzien.
Na het schrijven
Je sollicitatiebrief is klaar. Het belangrijkste is nu:
Rust. Stuur je brief niet onmiddellijk
op, maar laat even liggen. Lees hem daarna nog eens goed door. Met een frisse
blik zie je meer. Vraag iemand anders jouw sollicitatiebrief na te lezen.
Daarna zo snel mogelijk versturen. Soms krijgt
een werkgever heel veel reacties op een advertentie. De eerste brieven die
binnenkomen worden vaak
beter gelezen dan de laatste.
Gebruik een privé e-mailadres en niet een adres
bij je huidige werkgever. Je nieuwe werkgever zal het waarschijnlijk niet
leuk
vinden
dat je bedrijfsmiddelen gebruikt voor privédoeleinden. Je huidige
werkgever heeft wellicht het privégebruik van e-mail verboden en
kan jouw e-mails controleren (dat mag onder voorwaarden). Ten slotte zal
het de relatie met
je huidige werkgever niet ten goede komen als hij weet dat je niet meer
voor hem wilt werken. Dat is extra lastig als je niet wordt aangenomen,
en noodgedwongen 'door' moet
met je huidige werkgever.
Gebruik een normaal privé e-mailadres van
een goede provider. Dus niet: 'leukesollicitant@hotmail.com' maar
wel 'p.louter@hetnet.nl.'
Bewaar een kopie van je sollicitatiebrief en je
cv. Als je wordt uitgenodigd voor dat gesprek is het handig te weten wat
je schreef.
Drie sollicitatiebrieven voor sollicitaties naar aanleiding van
een vacature en één
voorbeeldbrief voor een open sollicitatie. Het zijn maar voorbeelden: schrijf
ze niet klakkeloos over.
Met onder andere de pragmatische tip: "je motivatie
leid je af uit de vacaturetekst".
Over de auteur
De oorspronkelijke tekst van deze cursus werd in opdracht van Leren.nl in
juli 2003 geschreven door Serga van Roon.
Tekstbureau Serga van Roon verzorgt teksten, en schrijft
en corrigeert jouw sollicitatiebrief.
