Checklist do’s en don’ts
Do’s
Let op formulering en spelling
- Wees voorzichtig met ironie, sarcasme en humor
- Voorkom spellingsfouten: lees je e-mail voor verzenden goed door en gebruik de spellingcontrole
Wees helder en to-the point
- Zet in de onderwerpregel wat je van de ontvanger verwacht en wanneer
- Begin je e-mail met je boodschap gevolgd door een toelichting
- Behandel één onderwerp per e-mail
- Behandel je meer onderwerpen per e-mail, nummer de onderwerpen dan
- Houd je e-mail kort en zakelijk
- Vraagt je e-mail echt snelle actie, bel dan de geadresseerde ook even op
Ga weloverwogen met bijlagen om
- Schrijf altijd een begeleidende tekst bij een bijlage: leg hierin uit wat het doel van de bijlage is en wat je van de ontvanger verwacht.
- Vergeet de bijlage niet mee te sturen: leer jezelf aan eerst de bijlag te selecteren, daarna stel je de begeleidende mail op
- Vraag je af of het noodzakelijk is om de bijlage toe te voegen of een alleen een link voldoende is
- Voorzie de bijlage van een duidelijke naam
- Controleer bijlagen altijd op grootte en virussen
Beperk het gebruik van cc
- Gebruik cc alleen als het echt nodig is voor de ontvanger.
Let op correcte adressering
- Controleer altijd of je je e-mail aan de juiste perso(o)n(en) adresseert
- Voorzie externe e-mails altijd van een disclaimer
Don’ts
Zet de ontvanger niet op het verkeerde been
- Verstuur nooit een e-mail zonder het onderwerp in de onderwerpregel aan te geven
- Verzend ook nooit een e-mail zonder je naam te vermelden
- Schrijf geen zinnen in hoofdletters
- Verschuil je nooit achter een e-mail
Verzend geen vertrouwelijke informatie
- Verzend geen vertrouwelijke informatie of privé-informatie over collega’s
- Stuur e-mailadressen niet open en bloot mee als je een bericht verstuurt naar meerdere externe contacten
Wees niet te gemakzuchtig
- Stuur niet voor ieder wissewasje een e-mail
- Vraag niet om informatie die je zelf gemakkelijk had kunnen opzoeken
- Verstuur niet aan een hele afdeling een e-mail als je niet precies weet aan wie je je bericht moet richten
- Ben niet gemakkelijk in het versturen van cc’tjes
Gebruik e-mail niet voor niet-zakelijke mail
- Doe niet mee aan kettingbrieven of ander ‘grappen’
- Gebruik je e-mail niet voor het verhandelen van spullen
Volgende pagina: Breng structuur aan in je inbox
Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/checklist.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
